Rekisteriseloste
Käytämme jäsenrekisteriohjelmana Hoika-järjestelmää. Hoika on seuran ja Voimisteluliiton yhteinen rekisteri, jonka tietosuojakäytänteet on kerrottu Voimisteluliiton www-sivulla (https://www.voimistelu.fi/fi/Rekisteriseloste)
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm
6.4.2018
Rekisterinpitäjä
Helsingin Jyry ry, naisosasto. Y-tunnus 1022671-6
Osoite: Viides Linja 3A, 00530 Helsinki, s-posti: hejy.jv@gmail.com
Rekisteriasioista vastaava
Minna Närvä, s-posti: hejy.jv@gmail.com
Rekisterin nimi
Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri
Rekisterin ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain 11§ mukainen luettelo seuran jäsenistä. Jäsenasioista ja seuran muusta toiminnasta tiedottaminen. Laskujen ja maksujen seuranta. Tilastotietojen kokoaminen jäsenrakenteesta ja liikuntaryhmiin osallistuvista mm seuran toimintaan liittyvien avustusten hakemista varten.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyn täydellinen nimi, kotipaikka, yhteystiedot, syntymäaika ja sukupuoli ja muut rekisteröidyn itse ylläpitämät tiedot. Lasku- maksu ja liikuntaryhmätiedot kausittain.
Tietolähteet
Rekisteröityvien itse ylläpitämät tiedot
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Seura voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa. Jäsenen antamalla erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Voimisteluliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen ylläpitää suostumustiedot itse. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Sähköiseen jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.
ATK:lle talletetut tiedot
Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Seuran jäsenrekisteristä vastaava ylläpitää käyttäjätunnuksia. Palvelimet sijaitsevat palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan.
Manuaaliset listaukset
Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti